仕事の疑問① ～無駄な会議が好きな人たち～ - からあげ夫婦「二人で歩む自由な道！」

嫁ちゃん

会議が終わった後結局なんの会議だったかよくわからなかったりすることあるわー！

かずやん

そうそう！とりあえず会議！打合せ！とか、やった感だけだして結局何も決まらなかったりすることあるよね！今日はなんでそんなことになるかちょっと考えてみるよー

0.1 その会議本当にいる？
0.2 Aamazonの「情報伝達会議」とは？
0.3 評価制度にも好循環

1 まとめ

その会議本当にいる？

会議の内容ややり方を変えることが目的となってしまっている人はもう危険です。その会議の目的は企業の活性化や業務の効率化でなくてはならないからです。会議を変えるより会議をなくした方がその目的にかなうならなくすべきです。今日はあの大企業Aamazonがどんな会議をしているか簡単に紹介していくよ。Aamazonで開かれる会議は次の4つがあります。特に今日はこの一番無駄と思われる「情報伝達会議」について話していくよ。

決裁仰いだり、物事を決めて合意を形成したりする「意思決定会議」
新しい施策やサービス、ビジネスを考え出す「アイデア出し会議」
みんなが知るべき情報を報告したり共有したりする「情報伝達会議」
決定事項の実施状況を追跡・確認する「進捗管理会議」

そもそも生産性が低いと感じる会議の場合、そもそも無駄な会議が多すぎることが原因だと思います。まず4つの会議の中で最も生産性が低い可能性があるのは「情報伝達会議」です。この会議に関してはだれか一人が話している間、他の人は待機状態となり生産性を下げる元凶となってしまいます。つまり「情報伝達会議」は基本的にやる必要がありません。上司だけが知っておけばいいことか、みんなに共有すべきかを精査することが大事です。それもわざわざ時間をとってみんなを集めるのは無駄以外の何ものでもないです。「わが社の会議のやり方を変えよう」という前に、特にこの「情報伝達会議」についてはそもそも必要なのかと考えることが大切です。

Aamazonの「情報伝達会議」とは？

会議が減りコミュニケーションの場が減るじゃないか！という声が今にも上がりそうです。そこでAmazonがとりいれているのが部下と1対1のミーティング（Oｎｅ－Oｎ－Oｎｅ）．これは通常週に一回、最低でも二週間に一回は行われます。プライバシーが確保された環境の中で、仕事の話に限らず私生活や相談事も含めて話し合われます。大勢に場で発言させるよりも個別に話した方が情報をきちんと引き出すことができます。上司がみんなに共有しておきたい内容があるならそこで「みんなにも共有しておいて」と一言伝えれば問題ありません。

評価制度にも好循環

日本の評価制度は直属の上司というよりは最終的に課長や部長といった方が評価をするとことが多いそうです。まさに日本らしい制度です。比較的遠い場所にいて、自分のことをよく知らない人間が評価するのはこちらもモチベーションが保てません。しかしAmazonではすべて直属の上司が部下を評価します。そのため日頃から上司と面談をしていれば自分が何ができていないとか、何をしていかないといけないかが明確になります。その結果評価結果にも不満が出ることも少なくなります。一年に1，2度面談をして「あなたの評価はこれです」と言われても途中でなんで言ってくれないの？どう改善していけばよかったの？といい評価を受けなかった人間は不満しか残りません。評価システムは企業によっても違いますがone-on-oneによってもたらせる効果が会議の無駄を省くだけでなく社員の成長にもつながっていくということです。